وقتی مدیریت زمان مرا فلج کرد؛ چگونه به جای زمان رویدادهای ذهنی را مدیریت کنیم؟

به گزارش آی‌زندگی، اَبی جِی. شیپ در هاروارد بیزینس ریویو نوشت: سال ۲۰۱۹ به بن‌بست رسیدم. از دید ناظر بیرونی، زندگی حرفه‌ای‌ام قرین موفقیت و خانواده‌ام شاد بود و این‌طور به نظر می‌رسید که زندگی‌ای رؤیایی دارم. اما دیگران این را نمی‌دیدند که با بی‌خوابی مزمن، سوءتغذیه، فشردگی عصب گردن و عدم تعادل هورمونیِ بسیار ناخوشایندی دست‌وپنجه نرم می‌کردم. بعداً کاشف به عمل آمد که ازقضا مدیریت زمان مقصر بوده است.

من در همۀ عمرم مبلّغ مدیریت درست زمان بوده‌ام و، هرجا که می‌شد، دنبال بهره‌وری و ترفندهای زمانی می‌گشتم. در زندگی شخصی‌ام، کارهای روزانه‌ام را جوری برنامه‌ریزی می‌کردم که وقتی می‌خواستم با ماشین رانندگی کنم، فقط نیاز باشد به راست بپیچم و با این کار در ترافیک چهارراه‌ها گیر نکنم. خانه‌ای خریده بودم که فاصلۀ بین بخش‌های مختلف آشپزخانه‌اش کم باشد تا بتوانم به‌نحوی کارآمد آشپزی و نظافت کنم. حتی هر روز هفته صبحانه و ناهار یکسانی می‌خوردم (بیشتر وقت‌ها باعجله پشت پیشخان آشپزخانه) تا زمان صرف‌شده برای وعده‌های غذایی را به حداقل برسانم.من به عنوان یک سخت‌کوش نوع‌آ، برای کارایی بیشتر سخت تلاش می‌کردم زیرا خواهان موفقیت حرفه‌ای بودم.

البته که می‌خواستم زندگی هم بکنم. پژوهش‌ها به‌وضوح اهمیت استراحت و روابط اجتماعی برای سلامتی را نشان می‌دهند. برای گنجاندن این موارد در برنامه‌ام، طی هفته دیوانه‌وار کار می‌کردم تا از کارکردن در عصرها و آخر هفته‌ها اجتناب کنم. به ‌همین ‌ترتیب، به امید احتراز از ریسک مضاعف حملۀ قلبی، که با چشم‌پوشی از تعطیلات مرتبط است، خودم را مجبور می‌کردم تا هر سال به مسافرت بروم. متأسفانه ذهنم هرگز بعدازظهرها، آخر هفته‌ها یا در مسافرت‌ها خاموش نمی‌شد و و زمان کارم به‌شدت حساب‌شده بود. اما، ازآنجاکه هر دقیقه از زمانم را سرِ کار و بیرون از آن تا حد ممکن مدیریت می‌کردم، توانستم کارآمد شوم.

اما راز شومی در اعماق ماجرا نهفته بود. سلامتی‌ام رو به وخامت گذاشته بود. چندین دکتر اصرار کردند آرام بگیرم و گفتند فهرست بیماری‌هایم همگی نشان‌دهندۀ استرس روانی و بروز تنش در بدنم است. من مقاومت می‌کردم: «اما خیلی‌ها بیشتر از من کار می‌کنند. ‌من واقعاً کارآمدم!». ولی در ماه ژانویۀ سال ۲۰۱۹ ناگهان چیزی شکست. نمی‌توانستم بنویسم. نمی‌توانستم فکر کنم. بُهت‌زده به رایانه‌ام نگاه می‌کردم و می‌ترسیدم که نتوانم کارم را بکنم. کاری که دوستش داشتم و سال‌های برایش زحمت کشیده بودم زیادی سخت به نظر می‌رسید. بدتر از آن، انگار کارِ بی‌ارزشی بود، مانند مجموعه‌ای از وظایف برنامه‌ریزی‌شده که یکی پس از دیگری تا ابد ادامه پیدا می‌کردند. مقاله‌ای را پیش از موعد ویرایش کن، به جلسۀ کمیسیون برو، برای کلاس آماده شو، درس بده، به ایمیل‌ها جواب بده، تکرار کن. انگار خود را طی فرایند جست‌وجوی کارایی و بازدهی از کار انداخته بودم.

اما هنگامی‌که به نمایشگر لپ‌تاپ زل زده بودم، اتفاق عجیبی افتاد. مقاله‌ای که داشتم تلاش می‌کردم بنویسم ناگهان برایم معنایی خاص یافت، و آن معنی را گرفتم. آن مقاله، که با همکاری پروفسور کارن یانسن نوشته بودم، مروری بود بر پژوهش‌های سازمانی دربارۀ زمان ذهنی: تجربۀ فردی و یا اجتماعیِ گذشته، حال و آینده. در مقایسه با زمان عینی که با استفاده از ساعت و تقویم زمانِ خارج از فرد را اندازه می‌گیرد، زمان ذهنی تجربۀ درونی و شخصی از زمان را در بر می‌گیرد. این‌گونه زمان ذهنی بازتابی است از اینکه افراد چطور زمان را می‌فهمند، تفسیر می‌کنند و با استفاده از خاطرات و پیش‌بینی‌ها در ذهن خود در زمان سفر می‌کنند تا معنایی برای زمان حال بیابند. این پژوهش به من آموخت که وسواسِ مدیریتِ زمانِ عینی سه درس مهمی را پنهان می‌کند که می‌توان از مفهوم زمان ذهنی آموخت.

هر زمان عینی تفسیری ذهنی دارد
نخست اینکه ماهیت عینیِ زمان تماماً با زمان ذهنی در هم تنیده است، اما ما این واقعیت را تشخیص نمی‌دهیم. اکثر افراد معتقدند جلسات را باید مثلاً رأس ساعت نُه یا نُه‌ونیم برنامه‌ریزی کرد، یا اینکه روز کاری از ساعت ۸ تا ۵ طول می‌کشد. با‌وجوداین، این‌ها برساخت‌هایی اجتماعی‌اند که در بعضی از موقعیت‌ها می‌توان از آن‌ها عدول کرد. اگر فردی به جلسه‌ای ۲۰دقیقه‌ای نیازمند است، چرا باید تقویم را برای ۳۰ دقیقه اشغال کرد؟ یا اگر کسی بعدازظهرها برای رفع خستگی به استراحتی طولانی‌تر نیاز دارد، چه اهمیتی دارد اگر در زنگ ناهارِ معمول برای آن برنامه‌ریزی نشده است؟ پرسش‌هایی از این دست دیدگاه بیش‌ازحد محدود من از مدیریت زمان را به چالش کشید و ترغیبم کرد تا دست از طرح‌واره‌های زمانی^۴ یا «قوانین زمانی»ام بردارم: ‌دیدگاه‌های ثابت در این ‌باره که کارها را چه وقت باید انجام داد و هر کار چقدر باید طول بکشد.

رویدادهای ذهنی اهمیتی برابر با ساعت‌های عینی دارند
درس مهم دیگری که از پژوهش دربارۀ زمان ذهنی می‌گیریم این است که چگونه می‌توان رویداد را، به‌جای ساعت یا تقویم، مبنای زمان قرار داد. وظایف یا جلسات کاری معمولاً در زمان‌هایی خاص برنامه‌ریزی می‌شوند، مثل توقفِ ظهرگاه برای ناهار. ولی روشی جالب‌تر برای کار می‌تواند این باشد که به‌جای آنکه زمان ساعتی را مبنا قرار دهیم، ریتم رویدادهای مبنای ما باشد (مثلاً زمان ساعتی این‌گونه است: شروع به کار در ساعت ۸ صبح و توقف در ظهر برای ناهار). کارکردن بر اساس زمان رویداد، بین کار و برنامه، اولویت را به کار می‌دهد (مثلاً شروع به کار وقتی فرد آماده است و توقف زمانی‌ که به استراحت نیاز دارد). درنظرگرفتن وظایف کاری همچون رویدادهای طبیعی نه‌تنها به کارآمدی در مقابل کارایی اولویت می‌دهد، بلکه ادراک کنترل بر زمان را افزایش داده و لذت از انجام وظایف را بیشتر می‌کند.

معنای ذهنی چیزی بیش از برنامه‌ریزی عینی است
سرانجام، پژوهش‌ها گویای این است که وقتی افراد زمان ذهنی را ادراک، تفسیر و در ذهن خود در آن سفر می‌کنند، اساساً در پی معنا هستند. افراد غالباً تجربه‌های گذشته را در ذهن مرور می‌کنند یا رویدادهای آینده را «پیشاپیش زندگی می‌کنند» تا معنایی برای این تجربه‌ها در زمان حال بیابند. مثلاً روایت چندوچون «تناسب» شما با کارتان به شما کمک می‌کند تا وقتی‌که دربارۀ درس‌هایی که از مشاغل گذشته گرفته‌اید تأمل می‌کنید و انتظار رفتن به شغل‌هایی در آینده را می‌کشید، خط سیر حرفه‌ای‌تان را بفهمید. چنین معنایی در زمان عینی یافت نمی‌شود، چون زمان را ثابت و تغییرناپذیر ترسیم می‌کند. اگر تمام واحدهای زمان برابر باشند، هیچ دورۀ زمانی ارزش بیشتر یا کمتری از دوره‌های دیگر نخواهد داشت.

سفر جاری من به‌سوی مدیریت ذهنی زمان
نتیجه‌گیری کلیدی من از پژوهش دربارۀ زمان ذهنی این بود که مدیریت زمان دیگر دوستم نبود؛ گاهی دشمنم بود. بیشتر از اینکه بیش‌ازحد به کارایی در زمان عینی توجه کنم، می‌بایست دیدگاه ذهنی‌تری راجع به تجربۀ کلی زمان پیدا می‌کردم. بدون آنکه مزایای مدیریت زمان را از دست بدهم، خود را به چالش کشیدم تا به زمان عینی از دریچۀ ذهنیت نگاه کنم. رفته‌رفته به کار، به‌جای برنامه‌ای ثابت و ساعتی، به‌منزلۀ مجموعه‌ای از رویدادهای ارزشمند نگاه کردم. به‌علاوه، در هر کاری، از خودم می‌پرسیدم جایگاه این وظیفه در اهداف و ارزش‌های من کجاست. این‌گونه، بیشتر از آنکه به دنبال کارایی باشم، معنا را جست‌وجو می‌کردم. این تغییرهای ذهنی به من کمک کرد تا جست‌وجو برای تقویمی کاملاً کارا را رها کنم و کارهای رضایت‌بخش‌تر را پی بگیرم.

به‌راحتی می‌توان فهمید که چرا جوامع ما سرشار است از پیام‌هایی با این مضمون که زمان منبعی محدود است، کالایی است که باید به جای هدردادن مدیریتش کرد. این نیز مسلّم است که اگر به نظم و سامان بیشتری نیاز داشته باشید، لازم است از ترفندهای گوناگون مدیریت مؤثرتر زمان استفاده کنید. اما برای بعضی از افراد مدیریت زمانْ مانعی بر سر راه کارایی و بازدهی حقیقی است. مدیریت زمان ممکن است اثرات منفی بر سلامتی من گذاشته باشد، اما تجربۀ ذهنیِ زمان فرایند شفابخشی را آغاز کرده است.